Öffentlich zugängliche VERFAHRENSORDNUNG der Gritto GmbH
für Hinweise gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

1. Präambel

Die Gritto GmbH hat ein Beschwerdeverfahren in Gestalt einer unternehmensinternen Meldestelle zur Entgegennahme von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in der Lieferkette sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten eingerichtet. Diese Meldestelle wurde an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek ausgelagert („ausgelagerte interne Meldestelle“). Über diese ausgelagerte interne Meldestelle sollen Risiken und Pflichtverstöße gemeldet werden, die durch das wirtschaftliche Handeln der Gritto GmbH in ihrem eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines unmittelbaren Zulieferers der Gritto GmbH entstanden sind.

Die ausgelagerte interne Meldestelle ist Bestandteil des Compliance Management Systems der Gritto GmbH. Sie hilft, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen in den Lieferketten der Gritto GmbH frühzeitig aufzudecken (Frühwarnsystem) und soll Betroffene vor Schäden und Nachteilen aufgrund der Verletzung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Pflichten sowie entsprechenden Risiken schützen (Zugang zu angemessener Abhilfe). Menschenrechtliche oder umweltbezogene Missstände können nicht nur die Betroffenen nachhaltig schädigen, sondern auch eine empfindliche Haftung der Gritto GmbH auslösen. Diesen Gefahren soll mithilfe der ausgelagerten internen Meldestelle vorgebeugt werden.

Die Gritto GmbH sichert einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit allen eingehenden Hinweisen zu, gewährleistet eine vertrauliche, neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung der etwaig erforderlichen Maßnahmen. Mithilfe von Hinweisgebermeldungen sollen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und diesbezügliche Verstöße in den Unternehmen sowie in den Lieferketten der Gritto GmbH aufgedeckt, interne Prozesse optimiert und das Vertrauen der Beschäftigten, Kunden und Lieferanten in die Unternehmen der Gritto GmbH und ihre Herstellungs- und Beschaffungsprozesse gestärkt werden.

Das Beschwerdesystem schützt insbesondere die hinweisgebenden, aber auch die betroffenen Personen, vor Nachteilen, die diesen durch Hinweisgebermeldungen entstehen könnten. Dabei legt die Gritto GmbH größtmöglichen Wert darauf, alle Hinweisgebermeldungen vertraulich zu behandeln.

Das Beschwerdesystem der Gritto GmbH erfüllt dabei die gesetzlichen Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie weiterer einschlägiger Vorschriften und Gesetze (beispielsweise der Datenschutzgrundverordnung).

Diese öffentlich zugängliche Verfahrensordnung erläutert, wer welche Sachverhalte melden kann, wie dies im Einzelnen erfolgt, welche Verfahrensschritte dabei vorgesehen sind und was nach einer Hinweisgebermeldung passiert und zu beachten ist.

2. Hinweisgebende Personen

Hinweise können von allen Personen gemeldet werden, denen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten in Zusammenhang mit der Tätigkeit der Gritto GmbH bekannt geworden sind (nachfolgend: „hinweisgebende Personen“).

Dies sind insbesondere Betroffene von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken beziehungsweise Betroffene und Geschädigte von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, wie etwa Beschäftigte der Gritto GmbH (ArbeitnehmerInnen, zur Berufsbildung Beschäftigte, LeiharbeitnehmerInnen, sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Person anzusehen sind).

Zudem können Hinweisgebermeldungen erfolgen durch Dritte, die in einer irgendwie gearteten Beziehung oder in Kontakt zu der Gritto GmbH stehen und dort einen Verstoß oder Missstand beobachten, wie Honorarkräfte, freie MitarbeiterInnen, MitarbeiterInnen und Beschäftigte von (Unter-) AuftragnehmerInnen, LieferantInnen, GeschäftspartnerInnen und KundInnen. Die Geschäftspartner der Gritto GmbH werden angehalten, ihre MitarbeiterInnen, als potentielle Betroffene, über das Beschwerdesystem der Gritto GmbH in Kenntnis zu setzen.

Auch externen, nicht direkt betroffene Personen, die in (noch) keiner Beziehung (oder keiner Beziehung mehr) zu der Gritto GmbH beziehungsweise ihren unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern stehen, steht die Meldestelle für die genannten Zwecke offen.

3. Inhalt der Hinweisgebermeldungen

Gemeldet werden können und sollen alle Sachverhalte, die in den Anwendungsbereich des deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fallen und deren Hinweisgebermeldung der Entdeckung menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie der Aufklärung, Minimierung und Beendigung von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten dient.

Hinweis:

Menschenrechtliche Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht:

Verbot von Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Sklaverei,

Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes und der Koalitionsfreiheit,

Diskriminierungsverbot,

Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns,

Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, einer Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs,

Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen Entzugs von Land, von Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert,

Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens gesetzliche Verbote missachtet, verletzt oder beeinträchtigt werden,

Verbot eines über diese Alternativen hinausgehenden Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist.

Eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote.

Umweltbezogene Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht:

Verbot der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, der Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei Herstellungsprozessen sowie der Behandlung von Quecksilberabfällen entgegen den Bestimmungen der einschlägigen Übereinkommen,

Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien entgegen der Bestimmung der einschlägigen Übereinkommen,

Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen nach den Regelungen der einschlägigen Übereinkommen,

Verbot der Ausfuhr und Einfuhr gefährlicher Abfälle und anderer Abfälle im Sinne der einschlägigen Übereinkommen und europäischen Verordnungen.

Eine Verletzung einer umweltbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote.

Von dem genannten Anwendungsbereich erfasst sind auch alle Hinweisgebermeldungen, die eine Beilegung von Streitfällen und die Regulierung von Schadensfällen Betroffener fördern.

Die Hinweisgebermeldung eines bloßen Verdachts eines Risikos oder eines Verstoßes ist erlaubt, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und dass diese Informationen einen melderelevanten Sachverhalt darstellen.

Es ist nicht erforderlich, dass die hinweisgebende Person für eine Hinweisgebermeldung vollständige Kenntnis oder Beweise für den Verdacht hat. Ausreichend für eine Hinweisgebermeldung ist bereits die begründete Vermutung, das heißt hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte, dafür, dass ein entsprechender Verstoß begangen worden ist oder werden soll oder ein entsprechendes Risiko eingetreten ist oder eintreten wird.

Hinweisgebende Personen, die sich unsicher sind, ob ihre Hinweisgebermeldung im Zusammenhang mit den Vorschriften des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes steht, können sich hierzu jederzeit bei der Meldestelle informieren.

4. Kontaktaufnahme

Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit auf den folgenden Wegen Hinweisgebermeldungen vorzunehmen:

a) Meldestelle

Die Gritto GmbH hat die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer ausgelagerten internen Meldestelle beauftragt.

Diese ist telefonisch für hinweisgebende Personen unter folgenden Kontaktdaten zu den regulären Geschäftszeiten (Mo.-Fr. 9-18 Uhr) erreichbar; Briefe und Emails können auch außerhalb dieser Zeiten versendet werden, werden allerdings nur zu den regulären Geschäftszeiten bearbeitet:

Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M.

Rechtsanwältin Anna Coenen

Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB

Die Hinweise werden von erfahrenen AnwältInnen bei Heuking Kühn Lüer Wojtek aufgenommen und bearbeitet und im Anschluss in rechtskonformer Art und Weise an die für Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle der Gritto GmbH weitergeleitet.

Die Einreichung von Beschwerden ist grundsätzlich kostenfrei für die Hinweisgeber. Etwaige Kosten für eine telefonische oder postalische Meldung werden auf Nachweis ersetzt. Bei anonymen Meldungen ist dies unter Umständen nicht möglich, weshalb die Gritto GmbH empfiehlt, anonyme Meldungen über einen grundsätzlich kostenlosen Meldekanal per Email einzureichen.

Meldekanäle

Die Hinweisgebermeldung kann bei der Meldestelle unter den zuvor genannten Kontaktdaten und Zeiten

telefonisch,
per Email,
postalisch
oder persönlich

abgegeben werden.

Kommunikation und Streitbeilegung

Die an Heuking Kühn Lüer Wojtek ausgelagerte interne Meldestelle steht der hinweisgebenden Person unter den Meldekanälen für Rückfragen und eine Erörterung des mitgeteilten Sachverhaltes mit erfahrenen AnwältInnen zur Verfügung. Auf dieses Angebot wird die hinweisgebende Person auch im Rahmen der Bestätigungsmail nochmals ausdrücklich hingewiesen.

Hat die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben und sich mit der Kontaktaufnahme einverstanden erklärt, besteht die Möglichkeit der beidseitigen Rückfragen und Rücksprache im Hinblick auf den gemeldeten Sachverhalt sowie den Bearbeitungsstand der Hinweisgebermeldung sowie zum Zwecke der Streitbeilegung.

Vertraulichkeit

Die vertrauliche Behandlung aller Hinweise und Daten an die Meldestelle wird zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt sichergestellt.

Dies betrifft insbesondere die Identität und die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Person(en).

Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte und zum vertrauensvollen Umgang verpflichtete Personen haben Zugriff auf eingehende Hinweisgebermeldungen und Informationen über die Bearbeitung der Hinweisgebermeldung beziehungsweise Folgemaßnahmen. Dies sind in der Regel die zuständigen Personen der (ausgelagerten) internen Meldestelle bei Heuking Kühn Lüer Wojtek. Die gemeldeten Daten werden vertraulich behandelt, nicht proaktiv Dritten mitgeteilt und vor dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt.

Die AnwältInnen bei Heuking Kühn Lüer Wojtek sind aufgrund der Mandatsvereinbarung im Rahmen der Aufnahme, Bearbeitung und Weiterleitung der Hinweise zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichtet. Die zuständigen Personen der Gritto GmbH werden im Einzelfall entweder durch entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder mithilfe einer Zusatzvereinbarung verpflichtet und durch Schulungen zur Verschwiegenheit angehalten.

Betrifft die Hinweisgebermeldung ein anderes Unternehmen der Unternehmensgruppe zu der die Gritto GmbH gehört oder eine andere Organisationseinheit, kann das Unternehmen die Inhalte der Hinweisgebermeldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen oder an diese Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung der Hinweisgebermeldung weitergeben.

Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greift die Gritto GmbH zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger, wie Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück. Zudem werden möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister eingebunden, die für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden. Auch diese können von den Inhalten der Hinweisgebermeldung Kenntnis erlangen, werden jedoch zum vertraulichen Umgang mit den betroffenen Daten verpflichtet.

Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, müssen trotz der Wahrung der Vertraulichkeit in Ausnahmesituationen an Behörden, Gerichten oder Dritte weitergegeben werden. Dies ist dann der Fall, wenn die Offenlegung dieser Informationen an diese für die Gritto GmbH verpflichtend ist, wie beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (wie eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen durch die Gritto GmbH auch gegenüber sonstigen in der Meldung genannten Personen offengelegt werden.

In diesen Fällen der Weitergabe der Informationen durch die Gritto GmbH wird die hinweisgebende Person – insoweit ihre Identität und/oder Kontaktmöglichkeiten der Gritto GmbH bekannt sind – durch die Gritto GmbH über die Offenlegung und die Gründe hierfür schriftlich unterrichtet, bevor die Weitergabe der Information erfolgt. Diese Mitteilung unterbleibt, wenn die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information entsprechende Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.

Es besteht zudem die Möglichkeit für Hinweisgeber, Hinweisgebermeldungen anonym vorzunehmen.

6. Unparteiisches Handeln

Sämtliche mit der Hinweisgebermeldung beziehungsweise mit der Aufklärung des Sachverhalts vertrauten Personen handeln bei der Bearbeitung der Hinweisgebermeldung unparteiisch. Insbesondere handeln diese unabhängig und unbeeinflusst von der Gritto GmbH und sind an Weisungen (der Gritto GmbH) betreffend ihre Tätigkeit in Zusammenhang mit der Hinweisgeberstelle nicht gebunden. Sie werden im Einzelfall entweder durch eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder mithilfe von Zusatzvereinbarungen verpflichtet und durch Schulungen zu unparteiischem Handeln angehalten.

7. Verarbeitung der Hinweisgebermeldung und Folgemaßnahmen

Nachdem die Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle eingegangen ist, wird sie aufgenommen und weiterverarbeitet. Falls geboten, werden nach Prüfung der Hinweisgebermeldung Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) eingeleitet.

Das Prozedere nach Eingang einer Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle sieht in der Regel die folgenden Schritte vor:

a) Eingangsbestätigung und Protokollprüfung

Die hinweisgebende Person erhält unverzüglich, spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle, sofern sie im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt hat. Die Eingangsbestätigung weist unter anderem die von der hinweisgebenden Person getätigten personenbezogenen Daten und den mitgeteilten Sachverhalt aus.

Wurde durch die Meldestelle ein Inhaltsprotokoll einer (mündlichen) Hinweisgebermeldung gefertigt, erhält die hinweisgebende Person zudem durch die Meldestelle die Gelegenheit, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen, sofern sie im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt hat.

Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so können Eingangsbestätigung wie auch Protokollprüfung nicht erfolgen.

b) Filterung und Steuerung

Die Meldestelle prüft nach Eingang der Hinweisgebermeldung den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen zunächst auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit sowie auf seine Relevanz für die Gritto GmbH.

Eine Weiterbearbeitung des eingegangenen, glaubhaften und stichhaltigen Hinweises (Weiterleitung des Sachverhalts an die zuständige Stelle im Unternehmen, Aufklärung des Sachverhalts, Ergreifen von Folgemaßnahmen) erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgesehen und/oder rechtlich zulässig ist. Um dies zu prüfen, wird der gemeldete Sachverhalt zunächst im Hinblick auf die Anwendbarkeit der gesetzlichen Meldemöglichkeit nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz geprüft und nach der Art der mitgeteilten Risiken und Verstöße eingeordnet.

Nicht schlüssige, nicht nachvollziehbare, nicht stichhaltige oder unglaubhafte Hinweisgebermeldungen werden durch die ausgelagerte interne Meldestelle inhaltlich nicht weiterbearbeitet (sog. grundlose Hinweisgebermeldungen). Dies gilt auch für grundlose Hinweisgebermeldungen, die in keinerlei Zusammenhang zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder der Aufklärung, Minimierung und Beendigung von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten stehen. Es wird in diesen Fällen lediglich ein anonymisierter Bericht ohne personenbezogene Daten darüber gefertigt und zu den Akten genommen, dass ein solcher Hinweis eingegangen ist, nebst Begründung, warum die personenbezogenen Daten nicht verarbeitet und der Hinweis nicht weiterbearbeitet wird. Die hinweisgebende Person wird durch die Meldestelle – insoweit diese im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit angegeben hat – über die unterlassene weitere Bearbeitung ihres Hinweises informiert. Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Meldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann diese Information nicht erfolgen. Zur Klarstellung: Hinweise auf Regelverstöße oder ein sonstiges Fehlverhalten stellen keine grundlose Hinweisgebermeldung im o.g. Sinne dar und bleiben daher von dieser Regelung ausgenommen.

Hat die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben und sich mit der Kontaktaufnahme einverstanden erklärt, besteht die Möglichkeit der beidseitigen Rückfragen und Rücksprache im Hinblick auf den gemeldeten Sachverhalt sowie den Bearbeitungsstand der Meldung. Kontaktaufnahmen zwischen hinweisgebenden Personen und der Meldestelle ermöglichen insbesondere die weitere Verarbeitung der Meldung in Fällen zunächst „unzureichender“ Meldungen: Darf eine Meldung auf Grundlage der der Meldestelle vorliegenden Informationen aus rechtlichen Gründen nicht weiter geprüft werden, besteht vor ihrer Löschung die Möglichkeit der ergänzenden Informationsbeschaffung: Entweder kann die hinweisgebende Person die Meldestelle aufgrund des entsprechenden Hinweises erneut kontaktieren und die fehlenden und für die weitere Prüfung erforderlichen Informationen nachliefern, oder die Meldestelle kann die hinweisgebende Person kontaktieren und weitere Informationen oder Unterlagen anfragen.

c) Bericht

Die ausgelagerte interne Meldestelle erstellt im Anschluss an das dargestellte Prozedere und nach rechtlicher Prüfung – gegebenenfalls anonymisiert (vgl. zuvor) – einen Bericht über die Hinweisgebermeldung, der alle relevanten und datenschutzrechtlich zulässigen Informationen der Hinweisgebermeldung enthält.

Dieser Bericht wird in einem nächsten Schritt sodann an die zuständige Stelle im Unternehmen, weitergeleitet.

Die zuständige Stelle im Unternehmen ist ab diesem Zeitpunkt für die weitere rechtskonforme und vertrauliche Bearbeitung der Hinweisgebermeldung zuständig. Die weitere Behandlung der Hinweisgebermeldung sowie alle weiteren Maßnahmen betreffend die Hinweisgebermeldung erfolgen unter Achtung des Vertraulichkeitsgebots durch jede mit einer Hinweisgebermeldung befasste Person und Stelle.

Insoweit der Bericht der Hinweisgebermeldung oder auch einzelne Informationen aus diesem an andere unternehmensinterne Personen oder unternehmensinterne Stellen oder auch Dritte weitergeleitet werden soll (beispielsweise zur Durchführung von Folgemaßnahmen), ist die Rechtmäßigkeit und Zulässigkeit dieser Informationsweitergabe vorab rechtlich zu prüfen und die vertrauliche Behandlung durch die zuständige Stelle im Unternehmen vorab sicherzustellen. Insbesondere sind die Personen, die von diesen Daten Kenntnis erlangen dürfen, sowie der Prozess der beabsichtigten Datenverarbeitung vorab zu definieren. Alle adressierten Personen sind auf das Vertraulichkeitsgebot ausdrücklich hinzuweisen und verpflichten sich zur Wahrung desselben.

d) Folgemaßnahmen

Die zuständige Stelle im Unternehmen prüft nach Eingang der Hinweisgebermeldung den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen und auf Grundlage der dort vorliegenden Informationen auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit sowie die Möglichkeit der weiteren Datenverarbeitung.

Liegt ein begründeter Verdachtsfall vor, besteht eine Verpflichtung der Gritto GmbH vertreten durch ihre Unternehmensleitung – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – Nachforschungs- sowie Folgemaßnahmen einzuleiten. Die zuständige Stelle im Unternehmen entscheidet (ggf. in Absprache mit der ausgelagerten internen Meldestelle) über die Durchführung derselben.

Folgemaßnahmen können unter Anderem sein:

(Weitere) Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person
Durchführung interner Untersuchungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei den betroffenen Lieferanten oder der jeweiligen Organisationseinheit, dies ggf. durch eine beauftragte Stelle (z. B. Rechtsanwaltskanzlei)
Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen und Arbeitseinheiten
Verweisung der hinweisgebenden Person an eine andere (zuständige) Stelle
Abschluss des Verfahrens
Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Stelle bei dem Unternehmen oder der jeweiligen Organisationseinheit oder an eine zuständige Behörde zwecks Einleitung von präventiven Maßnahmen oder Abhilfemaßnahmen.

Diese sowie weitere Folgemaßnahmen können auch durch die mit der Wahrnehmung der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Auftrag des Unternehmens durchgeführt werden.

e) Erörterung des Sachverhalts und Angebot der Streitbeilegung

Ziel des Beschwerdesystems der Gritto GmbH ist unter anderem, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflichten im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes aufzudecken und zu minimieren oder beenden.

Vor diesem Hintergrund kann die Gritto GmbH nach Erörterung des Sachverhalts zwischen der ausgelagerten internen Meldestelle und der hinweisgebenden Person dieser auch ein Verfahren zur Streitbeilegung anbieten.

f) Abschließende Rückmeldung durch die Meldestelle

Sofern die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit gegenüber der Meldestelle mitgeteilt hat, erhält sie spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Hinweisgebermeldung eine Rückmeldung, welche Folgemaßnahmen in Hinblick auf ihren Hinweis geplant sind oder ergriffen wurden und welche Gründe dieser Entscheidung zugrunde liegen.

Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann diese Information nicht erfolgen.

g) Datenschutz

Die Nutzung der Hinweisgebermeldestelle ist freiwillig.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere im Hinblick auf die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie von der Hinweisgebermeldung betroffener Personen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

Für die Datenverarbeitung der Hinweisgebermeldungen innerhalb der Gritto GmbH gelten die Datenschutzhinweise [Web-Link DS-Hinweise Gritto GmbH].

Für die Datenverarbeitung durch Heuking Kühn Lüer Wojtek gelten die dortigen Datenschutzhinweise.

8. Überprüfung

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist durch die Gritto GmbH mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen.

Eine anlassbezogene Überprüfung findet statt, wenn die Gritto GmbH mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder Etablierung eines neuen Geschäftsfeldes der Gritto GmbH.

Die Überprüfung wird bei Bedarf unverzüglich wiederholt und die entsprechenden Maßnahmen unverzüglich aktualisiert.

9. Maßregelungsschutz

Hinweisgebende Personen, die einen Verdacht über einen melderelevanten Sachverhalt melden, werden geschützt. Sie dürfen und sie werden nicht wegen ihrer Hinweisgebermeldung gemaßregelt. Eine Maßregelung oder Repressalie wegen eines solchen Hinweises ist gesetzlich verboten und kann sowohl eine zivilrechtliche Haftung (Schadenersatz) als auch eine ordnungswidrigkeitenrechtliche Verantwortlichkeit der verantwortlichen Personen beziehungsweise der Gritto GmbH zur Folge haben.

Hinweisgebende Personen haben also keine nachteiligen Folgen strafrechtlicher, zivilrechtlicher oder arbeitsrechtlicher Art zu befürchten. Insbesondere drohen Hinweisgebern keine nachteiligen Folgen betreffend ihre arbeitsvertragliche Stellung oder ihr berufliches Fortkommen in der Gritto GmbH. Dies gilt auch, insoweit sich ein Hinweis nachträglich als unberechtigt erweist. Gleichermaßen toleriert die Gritto GmbH in keiner Weise irgendwelche Vergeltungsmaßnahmen oder Benachteiligungen, die hinweisgebende Personen aufgrund der Nutzung der Hinweisgebermeldestelle.

Allerdings gilt dies nicht, wenn hinweisgebende Personen bewusst und vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Hinweise melden. In diesem Fall behält sich die Gritto GmbH zivilrechtliche, arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen im rechtlich zulässigen Rahmen vor.

10. Rückfragen & Kontakt

Für Rückfragen haben alle von dieser Verfahrensordnung betroffenen Personen folgende Kontaktmöglichkeiten:

Ausgelagerte interne Hinweisgeberstelle der Gritto GmbH